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Sie gehören zur Büroausstattung wie der Schreibtisch und der Computer: Büromaterialien sind ein unverzichtbarer Bestandteil der täglichen Arbeit. Als sogenannte Verbrauchsgüter bergen sie beträchtliches Einsparpotenzial, vor allem in größeren Betrieben. Welche Möglichkeiten gibt es, die Kosten für Büromaterial möglichst niedrig zu halten?
Lieferantendaten in einer Kartei anlegen
Ob Briefumschläge, Kopierpapier oder spezielle Artikel wie Trodat Professional Stempel – die Liste mit den notwendigen Utensilien für die Büroarbeit liest sich lang. Umso mehr ein Grund für Einkäufer, eine Kartei mit sämtlichen Lieferantendaten anzulegen. Hierfür gibt es zahlreiche Softwareprogramme, die beim Aufbau und der Verwaltung von Daten eine effektive Hilfe sind. Die Informationen zu den unterschiedlichen Lieferanten lassen sich so per Suchfunktion schnell ermitteln. Der Datensatz sollte dabei auch Angaben zur Form der Bestellung machen: Manche Lieferanten akzeptieren telefonische Bestellungen, andere erwarten noch die gute alte Fax-Bestellung, wieder andere bieten ihren Kunden bereits die Möglichkeit, die gewünschten Artikel online zu bestellen.
Ein gut gepflegter Datensatz sollte außerdem folgende Informationen enthalten:
- zuständiger Sachbearbeiter, eventuell die Vertretung
- Produktsortiment und Lieferzeiten
- komplette Anschrift inklusive Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Zahlungs- und Lieferbedingungen
Wichtig für einen zeitsparenden Arbeitsablauf ist natürlich die regelmäßige und sorgfältige Pflege der Datensätze. Relevante Neuerungen bei den Lieferantendaten sollten daher sofort erfasst werden.
Genaue Bedarfsplanung hilft beim Sparen
Eine gründliche Bedarfsplanung spielt im Einkauf eine entscheidende Rolle bei der Kostenreduktion. Sie wird bei Büromaterialien oft vernachlässigt, da es sich in vielen Fällen scheinbar nur um Cent-Beträge handelt. Dabei lässt sich mit einer durchdachten Planung auch bei Büromaterialien eine Menge an Kosten einsparen.
Um günstigere Liefer- und Zahlungskonditionen aushandeln zu können, ist eine exakte Aufstellung des Jahresverbrauchs jedes einzelnen Artikels notwendig. Da Büromaterialien normalerweise kein Verfallsdatum haben und zudem wenig Platz in Anspruch nehmen, spricht nichts dagegen, größere Mengen auf Vorrat zu bestellen. Ab einer bestimmten Stückzahl bieten viele Anbieter für Büroartikel nämlich attraktive Mengenrabatte, die sich bei großen Bestellmengen im Gesamtpreis niederschlagen. Auch der Gesamtwert der Bestellung kann bei manchen Lieferanten zur Preissenkung führen. Es empfiehlt sich also, möglichst viele Produkte in einer Bestellung zusammenzufassen.
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