Technologie

VoIP-Software für interne und externe Unternehmenskommunikation effektiv nutzen

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@ websubs (CC0-Lizenz)/ pixabay.com

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Zweifelsohne ist ein dynamischer und schneller Informationsaustausch in den meisten Branchen ein wichtiger Erfolgsfaktor, denn die reibungslose interne und externe Unternehmenskommunikation stellt heute einen Schlüsselprozess dar. Aus diesem Grund sind auch die Anforderungen an die Kommunikationslösungen gestiegen. Dies ist unter anderem bedingt dadurch, dass die Grenzen zwischen den verschiedenen Kommunikationswegen verwischen: So werden Videokonferenzen über Smartphones sowie Telefonate über den PC geführt und das Abrufen der E-Mails erfolgt mittlerweile über diverse mobile Endgeräte. Eine moderne Kommunikationslösung bietet die sogenannte VoIP-Technologie. Der Terminus "Voice over IP" steht dabei für die gemeinsame Nutzung von einem Netzwerk, und zwar sowohl für die Telefonie als auch für Daten. Durch VoIP Dienste kann nicht nur die herkömmliche Telefonanlage ersetzt werden, zudem bieten sie ein enormes Optimierungspotenzial, um sowohl interne als auch externe Geschäftsprozesse effizient abzuwickeln. Dabei wachsen die flexiblen VoIP Lösungen mit dem jeweiligen Unternehmen.

VoIP Telefonie

Wörtlich übersetzt bedeutet der Terminus "VoIP" "Sprache über Netzwerk", wobei durch ihn das Telefonieren und damit die sprachliche Kommunikation vermittels Computernetzwerken bezeichnet wird. Mit anderen Worten: das Telefonieren über das Internet. Technisch betrachtet werden hierbei akustische Signale von einem VoIP Telefon mithilfe von VoIP-Software in Datenpakete zerlegt, welche dann über eine entsprechend VoIP Telefonanlage über das Internet verschickt werden.

VoIP bietet interne und externe Kommunikationslösungen

In Bezug auf VoIP gilt es, zwischen internen und externen Lösungen zu differenzieren. dabei wird die bereits vorhandene DSL Leitung sowohl für den Austausch von Daten als auch zum Telefonieren verwendet. Ist in einem Unternehmen mit einem hohen Telefonie-Aufkommen zu rechnen, ist es ratsam, über zwei DSL-Leitungen zu verfügen: eine zum Telefonieren und eine für den Datentransfer. Jedes Kommunikationsnetz verfügt dann über einen eigenen Router, wobei die Datenpakete an den Telefonnetzknotenpunkten so konvertiert werden können, dass auch Teilnehmer, die nicht über eine VoIP-Telefonanlage verfügen, die Signale empfangen können. Ganz gleich, ob in Bezug auf die interne oder externe Kommunikation, heutzutage sorgen VoIP Telefonanlagen für Sprachqualität auf hohem Niveau, so dass es sich bei einer IP-Telefonanlage um eine ausgezeichnete Kommunikationslösung handelt.

Moderne VoIP-Software überzeugt durch zahlreiche Funktionen

Die VoIP Technologie gewährleistet nicht nur die herkömmlichen Standardfunktionen beim Telefo-nieren wie zum Beispiel Dreierkonferenz, Makeln, Rufumleitung, Pickup und Besetzlampenfelder, sondern bringt darüber hinaus noch eine Vielzahl weiterer hilfreicher Features mit sich. Im Folgenden werden einige der Zusatzfunktionen, welche dank moderner VoIP-Software zu Verfügung stehen, kurz vorgestellt. Diese Funktionen bietet beispielsweise auch die VoIP-Software von pascom VoIP-Software von pascom.

Ein integriertes Softphone ermöglicht es ohne zusätzliche Hardware und ohne weitere Kosten rund um den Globus dieselben Funktionen nutzen, über die auch ein herkömmliches Telefon verfügt. Zudem eröffnen sich über VoIP Telefone noch weitere Möglichkeiten.

Über die vollintegrierte Videotelefonie können Sie mit Ihrem Kommunikationspartner jederzeit und überall ein Videotelefonat führen.

Umfangreiche Adressbücher bieten, neben einem persönlichen Telefonbuch, viele Möglichkeiten Kontakte wie Geschäftspartner oder Kollegen übersichtlich zu ordnen. Sie auch ein unternehmens-weites Telefonbuch anlegen. Zudem lassen sich während des Telefonats relevante Informationen ergänzen oder der jeweilige Eintrag aktualisieren

Click-to-Dial in moderner VoIP-Software ermöglicht es Ihnen eine Telefonnummer einfach zu markieren und per vorab definierter Tastenkombination oder via Mausklick den Anruf zu beginnen, ganz gleich welches Programm gerade geöffnet ist.

Über Single- und Multiuserchats sind ebenfalls mithilfe der VoIP-Software möglich Sie können jederzeit und von überall einen unternehmensinternen oder externen Einzel- oder Gruppenchat durchführen.

Eine detaillierte Suchfunktion ermöglicht es Ihnen schnell relevante Daten - von Chatprotokollen übe Telefonbücher bis hin zu Journals – einsehen.

Über einer Voicemail System verfügen Sie ebenso wie jeder andere Nutzer über eine Voicemail Box. Der integrierte Faxempfang ermöglicht es mithilfe der VoIP-Software können Faxe zu versenden, zu empfangen und natürlich zu verwalten.

Über die Outlook Integration haben Sie die Möglichkeit in die VoIP-Software ihr Outlook-Adressbuch zu integrieren. So können vorhandene Kontakte schnell und einfach übernommen werden. Mittels VoIP besteht weltweite Erreichbarkeit. Sie sind unter einer Telefonnummer, und zwar ganz gleich, welches Endgerät Sie auch verwenden, rund um den Globus erreichbar.

Die Vorteile von VoIP Telefonanlagen und moderner VoIP-Software

Neben den bereits genannten zahlreichen Zusatzfunktionen bringen VoIP Telefonanlagen und VoIP-Software noch diverse weitere Vorteile mit sich. Diesbezüglich ist natürlich der Kostenfaktor zu thematisieren, denn im Vergleich zu einem klassischen Telefonanschluss sinken die Gesprächskosten um bis zu 50 Prozent. Weil die Telefongespräche über Ihre Internetverbindung erfolgen, entstehen Ihnen keine Zusatzkosten. Zahlreiche Internetprovider offerieren mittlerweile ein VoIP-Zusatzpaket zu einem herkömmlichen Internetanschluss. Entscheiden Sie sich für ein solches Pakte, erhalten Sie für einen geringen Aufpreis eine moderne VoIP-Telefonanlage über die Sie Ihre gesamte interne und externe Unternehmenskommunikation mit einer Sprachqualität auf hohem Niveau problemlos abwickeln können.

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