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Büro einrichten - Den Durchblick beim Bürobedarf behalten

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@ MagicDesk (CC0-Lizenz)/ pixabay.com

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Laut des aktuellen Gründerreports des Deutschen Industrie- und Handelskammertags gibt es in Deutschland immer mehr Menschen, die an der Gründung eines eigenen Unternehmens interessiert sind. Auch wenn es bundesweit viele Hilfestellungen und Beratungsangebote für angehende Gründer gibt, ist der bürokratische Aufwand sehr hoch. Macht man sich dennoch mit einer innovativen Geschäftsidee selbstständig, kommen viele neue Anforderungen auf den oder die Gründer zu. Schon allein die Ausstattung des Büros verlangt viele Entscheidungen. Doch worauf sollten Existenzgründer beim Bürobedarf achten?

Gemäß Arbeitsrecht muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit allen notwendigen Dingen ausstatten, damit dieser seiner Tätigkeit nachgehen kann. Für Angestellte im Büro zählen dazu neben einem Arbeitsplatz, der den Arbeitsschutzanforderungen entspricht, vor allem Büromaterial sowie Kommunikationsmittel, wenn etwa Kundenkontakt besteht. Zunächst sollte man sich überhaupt im Klaren sein, was alles zum Bürobedarf gehört. Generell wird hier unterschieden in Ordnungsmittel, Schreibmittel, Schreibunterlagen, Versandmittel, technische Geräte wie Drucker oder Faxgeräte sowie weiterer Bürobedarf. Zwar können Existenzgründer sich auch für ein papierloses Büro entscheiden, doch hier sind sie auf die Akzeptanz der Angestellten angewiesen. Deshalb ist es ratsam, gemeinsam mit allen Mitarbeitern zu besprechen, welche Anforderungen diese an ihren Arbeitsplatz stellen, auf welche Hilfsmittel sie ungerne verzichten und wie dafür gesorgt werden kann, dass immer Büromaterial vorhanden ist.

Während sich unterschiedliche Stifte, Aktenordner oder Locher kaum voneinander unterscheiden, verhält sich dies mit technischen Geräten anders. Besonders bei der Wahl des Druckers stehen viele Existenzgründer und Unternehmer vor der Herausforderung, Vor- und Nachteile der vielen verschiedenen Modelle abzuwägen. Je nach Branche und Betriebsgröße wird so einiges von dem Gerät abverlangt. Deshalb sollte man auf die technischen Details achten und sich im Klaren sein, welche Anforderungen der Drucker für das Unternehmen erfüllen soll: Wie viele Seiten soll das Gerät in etwa monatlich drucken? Soll der Drucker über beidseitigen Druck und Farbdruck verfügen? Welche Schnittstellen benötigt man? Unter den regelmäßigen Testsiegern finden sich Geräte von bekannten Marken wie Epson oder Canon. Bei der Anschaffung des Druckers zu sparen, wäre also der falsche Weg - bei den Druckerpatronen jedoch gibt es teils hohes Einsparpotenzial. Schließlich stellen diese auf lange Sicht oft den größten Kostenpunkt bei einem Druckgerät dar. Doch für viele Modelle, etwa die von Canon, bietet HQ Patronen eine Alternative zu Originalpatronen - die kompatiblen Druckerpatronen sind im Schnitt mitunter sogar 80 Prozent günstiger. So können Unternehmer die laufenden Kosten für den Drucker senken, ohne auf Qualität verzichten zu müssen.

Für die Angestellten ist zudem die Information wichtig, dass das Büromaterial gesetzlich das Eigentum des Arbeitgebers ist. Streng genommen handelt es sich schon dann um Diebstahl, wenn der Arbeitnehmer nur einen Kugelschreiber vom Arbeitsplatz entwendet. Deshalb sollte man als Unternehmer von vornherein klare Regeln zur Verwendung des Büromaterials aufstellen: Darf der Arbeitnehmer in einem gewissen Rahmen auch private Dokumente auf Arbeit drucken? Darf er Büromaterial mitnehmen, wenn er im Home Office arbeitet? Schließlich sollte es nicht darum gehen, die Mitarbeiter zu kontrollieren oder zu bestrafen, sondern ein Miteinander zu kreieren, in dem man gemeinsam konstruktiv an Projekten arbeitet.

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