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Wie Betriebe ihren Verwaltungsaufwand reduzieren können

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@ 089photoshootings (CC0-Lizenz)/ pixabay.com

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In Unternehmen gibt es einige Bereiche, die stark auf Effizienz und ständige Verbesserung getrimmt sind. Schließlich ist Zeit Geld und gerade in Zeiten knapper Ressourcen ist die Verschwendung von Rohstoffen ein absolutes No-Go. Das bekommen insbesondere Produktion und Vertrieb regelmäßig zu spüren. Dagegen ist im Verwaltungsbereich noch viel Luft nach oben. Hier wird eher selten der Rotstift angesetzt und eingefahrene Workflows werden trotz wachsendem Aufgabenspektrums kaum einer Aktualitätsprüfung unterzogen. Dabei kann sich dieses Vorgehen aus Unternehmersicht gleich doppelt rentieren. Aktualisierte Arbeitsweisen senken nicht nur laufende Kosten. Sie können zudem den wachsenden Verwaltungsaufwand reduzieren. Dafür reichen in den meisten Fällen schon ein paar kleine Veränderungen aus.

Die Effizienz von Meetings steigern

Besprechungen sowie der Austausch zwischen Mitarbeitern sind ohne Zweifel wichtig, um neue Ideen oder Konzepte zu entwickeln, um ein Unternehmen weiter voranzubringen. Doch leider ist es in der Realität häufig der Fall, dass Meetings nur wenig konstruktiven Output abwerfen. Unterm Strich ist die Zeit der Beteiligten oft vergeudet genauso wie der vorangegangene Verwaltungsaufwand, um die Besprechung überhaupt durchführen zu können. Dabei gibt es einige Tipps, um Meetings in Ideenschmieden zu verwandeln. Die Kardinalregel lautet übrigens: Nie ohne Agenda arbeiten. Nur so haben alle Beteiligten die Möglichkeit, sich optimal vorzubereiten und mögliche Probleme möglichst früh anzusprechen.

Nachschlagematerial anfertigen

Bei der Einarbeitung von Mitarbeitern, Fragen bezüglich Zuständigkeiten oder spezifischen Arbeitsanweisungen – gerade in solchen Fällen sind klare Vorschriften unerlässlich. Anders sieht es bei Arbeitsabläufen oder Workflows aus, die nur selten ausgeübt werden müssen. Hier findet man in den Gesichtern vieler Mitarbeiter häufig nur viele Fragezeichen. Was oft folgt, ist eine fast endlose Telefonkette auf der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner. Dabei kann es eigentlich so einfach sein. Die Lösung: Nachschlagematerial, in dem Arbeitsschritte schriftlich hinterlegt sind. Für kleinere Firmen reichen hier häufig schon gedruckten Mappen aus, die z.B. neuen Mitarbeitern die wichtigsten Grundlagen erläutern. Größere Organisationen kommen dagegen um ein digitales Intranet nicht herum. So haben Mitarbeiter ohne Umschweife direkten Zugriff auf wichtige Informationen und können sich offene Fragen schnell sowie unkompliziert selbst beantworten. Zwar ist die Erstellung dieses Info-Materials auch mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Auf lange Sicht



Hilfreicher Tipp: Bilder sagen manchmal mehr als tausend Worte. Das gilt auch für Anweisungen. Gerade Checklisten oder Bedienungsanleitungen werden durch Visualisierungen verständlicher.

lässt sich so jedoch unnötiger Verwaltungsaufwand drastisch reduzieren.

Auf moderne Software setzen

Es ist eine Tatsache: Firmen, die Verwaltungsaufgaben nach wie vor mit Zettel und Stift erledigen, haben den Anschluss schon längst verpasst. Schließlich gibt es mittlerweile zahlreiche digitale Werkzeuge, mit denen sich Verwaltungsaufgaben durch ein paar Klicks erledigen lassen. Mit einem standardisierten ERP-System hat beispielsweise die lästige sowie zeitraubende Unterlagensuche endlich ein Ende. Wichtige Daten sind digital abgespeichert und können sogar abteilungsübergreifend aufgerufen werden. Dadurch können Bereiche wie Personal- oder Rechnungswesen ihren bürokratischen Aufwand stark minimieren.

Fehlern etwas Positives abgewinnen

Die Tatsache, dass innerhalb des Verwaltungsapparats manche Dinge lange Zeit schleifen gelassen werden, liegt in vielen Fällen nicht daran, dass Fehler nicht erkannt werden. Das größere Problem ist vielmehr, dass sie nicht direkt angesprochen oder umfassend kommuniziert werden. Schuld daran trägt häufig eine Unternehmenskultur, die von Angst dominiert wird. Denn viel zu oft wird Mitarbeitern vermittelt, dass Fehler etwas Schlechtes seien. Doch gerade hier muss auf Verwaltungsebene ein Umdenken stattfinden. Schließlich können unnötige sowie zeitraubende Arbeitsschritte nur eliminiert werden, wenn sie offen als problematisch eingestuft werden. Nur mit einer positiven Fehlerkultur kann man am Ende eine passende Lösung finden.

Energie in zukunftsfördernde Projekte investieren

Alles in allem dürfen Effizienzsteigerung und Kostensenkung nicht länger unternehmerische Ziele bleiben, die nur auf produzierende Bereiche beschränkt sind. Im Zuge kontinuierlicher Veränderungen auf dem Markt müssen Betriebe, um wettbewerbsfähig zu bleiben, auch den Verwaltungsapparat genau unter die Lupe nehmen. Schließlich gibt es hier viele Mittel und Möglichkeiten, um unnötigen Verwaltungsaufwand zu eliminieren. Das spart Kosten und Energie, die Betriebe stattdessen in zukunftsweisende Unternehmenszweige investieren können.

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