Unternehmen

Digitalisierung im Unternehmen

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@ geralt (CC0-Lizenz)/ pixabay.com

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In den letzten Jahren hat man immer öfters von Dingen wie „Industrie 4.0“ oder „Big Data“ gehört / gelesen. Am Anfangs mag dies zwar etwas mehr Aufwand sein, aber immer mehr Unternehmen springen langsam auf den Zug auf und versuchen ihre Prozesse nach und nach zu digitalisieren. Bei der Digitalisierung wird versucht jeden analogen Prozess in einen digitalen umzuwandeln.

Ein einfaches Beispiel innerhalb eines Unternehmens könnte z. B. sein, dass jeder Mitarbeiter für sich in seinem Notizbuch seine To-Do Liste angefertigt hat. Ist eine Aufgabe erledigt, hat er diese abgehakt oder durchgestrichen. Am nächsten Tag hat er sich wieder seine To-Do’s notiert und so weiter. Wenn man sich vorstellt, dass dies 100 Mitarbeiter gemacht haben, fällt ziemlich viel Papier an. Dieser Prozess könnte mittels verschiedener Software digitalisiert werden, sodass alle anfallen Aufgaben am Computer eingetragen werden. Hierbei ist der Vorteil, neben dem Wegfall von Papier, dass zu den einzelnen Aufgaben jederzeit noch Notizen hinzugefügt werden können. Die meiste Software lässt sich auch synchronisieren, sodass alle Daten zu jederzeit auf Computer und Smartphone vorhanden sind. Möchte man die Digitalisierung noch weitertreiben nutzt man eine Software, die mehrere Accounts zulässt. So können alle Mitarbeiter des Unternehmens zusammen eine Aufgabenliste führen, sodass man z. B. Aufgaben an jemand anderes zuweisen kann und derjenige sieht dann direkt, dass er eine neue Aufgabe bekommen hat.

Viele Unternehmen haben in Sachen Digitalisierung die Angst, dass dies alles zu kompliziert ist und man dafür IT-Fachkräfte benötige. Doch dem ist nicht so. Die meisten Software haben kurze Tutorials eingebaut, wodurch der Einstieg leichter fällt. Aber die Programme an sich sind nicht so kompliziert, wie viele Denken. Natürlich ist es eine Umstellung und eine kurze Einarbeitung ist notwendig, aber wenn diese erst einmal geschehen ist, zeigen sich die etlichen Vorteile auf.

Papierkram ade

Gerade die Buchhaltung ist ein Bereich, wo etliche Mengen an Papier anfallen. Doch eine digitale Rechnungsverarbeitung umfasst nicht nur das Einscannen der eigenen Eingangsrechnungen. Mit Hilfe von digitaler Software lassen sich eingehende Dokumente direkt analysieren. Voll automatisiert wird entschieden, ob das eingegangene Dokument eine Rechnung, ein Lieferschein, eine Bestellung oder Sonstiges ist. Durch eine Texterkennung (OCR), lassen sich PDF Dokumente ganz einfach nach bestimmten Begriffen durchsuchen. Somit ist es nicht mehr notwendig sich im Falle durch einen großen Papierhaufen zu suchen. Alles weitere, was für eine Buchhaltung notwendig ist, wie die Erstellung von Rechnung oder das anfertigen von Notizen kann ebenso digital erledigt werden.

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