Brennpunkte

Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz

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@ Free-Photos (CC0-Lizenz)/ pixabay.com

Ist ein Arbeitsplatz schlecht organisiert, führt das Chaos im Büroalltag zu einer schlechteren Produktivität und wird unter Umständen zum gesundheitlichen Risiko. Kein Mitarbeiter möchte mit einem staubigen Bildschirm arbeiten oder mit einer Tastatur, deren Tasten klebrig sind und vor Krümeln klemmen. Abgesehen davon macht ein gepflegter Arbeitsplatz einen weitaus besseren Eindruck auf Kunden und Geschäftspartner.

Die „Goldenen Fünf“ auf dem Schreibtisch

Um eine Grundordnung herzustellen und gründlich sauber zu machen, sollte man den Schreibtisch zunächst leeren: Papierstapel, Haftnotizen, Stifte, Kaffeetassen, Ordner und alles, was sonst noch herumliegt, müssen vorerst weichen. Nur fünf Dinge dürfen übrigbleiben: der Computer inklusive Bildschirm, Tastatur und Maus sowie Telefon, Schreibtischlampe, ein Schnellhefter mit allen wichtigen Listen und ein Kalender oder Tagesplaner. Ist der Schreibtisch geputzt, kann man Bildschirm, Tastatur sowie Computermaus reinigen und so von Bakterien und Schmutz befreien. Rund 10 Millionen Bakterien besiedeln den Schreibtisch – allein die Tastatur kann 7.500 verschiedene Bakterien beherbergen. In jedem Fall sollte auch das Tischtelefon regelmäßig gereinigt werden. Denn gerade dort, wo die sich die Hände oft nah am Gesicht befinden, ist besonders auf Hygiene zu achten.

Auch Schubladen sollte man von allem entlasten, was nicht in sie hineingehört – häufig gewinnt man dadurch über die Hälfte des Stauraums zurück. Stifte, Ersatzminen, Büro- und Heftklammern sowie sonstige Kleinteile finden am besten in kleinen, übersichtlichen Kästen Platz. Ablagefächer bergen die Gefahr, dass sich dort unzählige Dokumente, Broschüren und Briefe als unübersichtlicher Stapel ansammeln. Daher sollten diese regelmäßig – beispielsweise einmal pro Woche – kontrolliert werden. Dabei wird alles entweder in Ordnern abgeheftet oder entsorgt. Idealerweise bleibt nur ein Posteingangsfach übrig, das täglich bearbeitet wird. Was an einem Bürotag nicht erledigt werden kann, wandert auf Wiedervorlage in den nächsten. Teil des Aufräumens ist auch eine nützliche und ergonomische Anordnung aller Gegenstände am Arbeitsplatz. So werden Arbeitsplatzqualität und Wohlfühlfaktor ganz automatisch gesteigert.

Die 5A-Methode bei der Büroorganisation

Mit dem Aussortieren und Aufräumen sowie der Arbeitsplatzsauberkeit sind schon die ersten Schritte der 5A-Methode abgearbeitet. Bei dieser Methode, die ursprünglich aus Japan stammt, sollen in fünf Schritten alle Abläufe am Arbeitsplatz übersichtlich und sicher organisiert werden. Das vermeidet lästiges Suchen sowie Fehler durch Unordnung. Der vierte Schritt ist die Anordnung, womit man bei den Ordnern im Büro angelangt ist. Darin werden wichtige Dokumente abgelegt und aufgehoben – und zwar so, dass sie von allen im Team schnell und leicht wiedergefunden werden. Dazu muss das Ordnungssystem logisch, einfach und übersichtlich sein. Selbstverständlich sollten Ordnerrücken sinnvoll und verständlich beschriftet sein, genau wie Dokumente und Ordner auf dem Server beziehungsweise in der Cloud. Am besten kommen hierbei dieselben Begrifflichkeiten zur Anwendung, sodass sich alle gleichermaßen in der digitalen wie in der Papierablage zurechtfinden. Inhaltsverzeichnisse helfen dabei, den Überblick zu behalten.

Jetzt gilt es nur noch, die neu geschaffene Ordnung beizubehalten. Und damit sind wir beim fünften Schritt: Alle Punkte müssen eingehalten und verbessert werden. Das funktioniert mit einem gewissen Maß an Selbstdisziplin. Wer täglich ein kleines Zeitfenster für Aufräumen und Sauberhalten einplant, tut sich leichter und spart am Ende sogar Zeit. Das Schaffen beziehungsweise Einhalten von Ordnung wird zur täglichen Gewohnheit. Wer sich einmal umgestellt hat, möchte den sauberen Schreibtischarbeitsplatz dann nicht mehr missen. Bei den meisten Menschen bewirkt ein aufgeräumter Schreibtisch eine körperlich spürbare Erleichterung. Ein besserer Überblick sorgt für einen klaren Kopf zur Bewältigung der anstehenden Aufgaben. Arbeitsqualität und Effizienz werden gesteigert – und das zuverlässig und langfristig. Die Reinigung und Pflege der Büroausstattung sorgt nebenbei auch dafür, dass diese länger in einem guten Zustand bleibt. Man spart somit ebenfalls Kosten.

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