2025 ist es so weit: Die E-Rechnung wird zur Pflicht, was bedeutet, dass Unternehmen bald Rechnungen in elektronischer Form erstellen, verschicken, empfangen und verarbeiten müssen. Auch wenn das manche Betriebe mit altmodischer Buchführung erst einmal herausfordern wird, birgt der Umstieg auf diese digitale Form der Rechnungsstellung auch eine Reihe von Chancen und Vorteilen.
Auf E-Rechnungen umsteigen
Durch die elektronische Form können Rechnungen in vielen Fällen einfacher erstellt werden, kommen schneller beim Empfänger an und lassen sich dementsprechend schneller von ihm verarbeiten, sodass auf pünktlichere Zahlungen und weniger verlorene Rechnungen zu hoffen ist. Der Empfänger der E-Rechnung profitiert ebenfalls, denn er kann die Daten einfach automatisch auslesen lassen und muss nicht mehr alles händisch in sein Buchhaltungsprogramm eingeben. Außerdem müssen Unternehmen ab 2025 im Zusammenhang mit Rechnungen kein Geld mehr für Papier, Drucken und für das Porto ausgeben. Allerdings darf die E-Rechnung auf keinen Fall mit der digitalen Rechnung in Form einer PDF-Datei verwechselt werden, denn letztere wird spätestens ab 2027 nicht mehr ausreichend sein. Dementsprechend sollten Unternehmen, die sich bislang nicht mit der Digitalisierung ihrer Buchhaltung beschäftigt haben, spätestens jetzt aktiv werden und den Umstieg angehen.
1. Schritt: Sich mit den Grundlagen der E-Rechnung vertraut machen
E-Rechnungen unterscheiden sich von Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Dateiformat insofern, als sie in einem strukturierten Format ausgestellt und automatisch verarbeitet werden können, und zwar ohne, dass es zu einem Medienbruch kommt. Dafür wird die Rechnung in einem XML-Format ausgestellt und ist mit dem menschlichen Auge nicht lesbar, kann aber maschinell ausgelesen werden.
2. Schritt: Die passende Software auswählen
Da reine PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichen, müssen sich Unternehmen die passende Software für die Erstellung von E-Rechnungen anschaffen und können nicht länger Word oder ähnliche Textverarbeitungsprogramme nutzen. Eine Buchhaltungssoftware für die E-Rechnungsstellung wird unbedingt notwendig, wenn das Unternehmen B2B-Geschäfte durchführt, denn in diesem Fall ist der Versand von E-Rechnungen zwingend. Bei B2C-Geschäften sieht das anders aus, da in diesen Fällen nach wie vor PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen verschickt werden können.
Um den Unternehmern den Umstieg zu erleichtern, |
3. Schritt: Mitarbeiter schulen und mit der Software vertraut machen
Damit alle Umstellungsprozesse möglichst reibungslos ablaufen und die E-Rechnungen ordnungsgemäß und inklusive aller Pflichtangaben, die natürlich auch im elektronischen Format nicht fehlen dürfen, erstellt werden, sollten die Mitarbeiter mit dem Programm vertraut gemacht werden. Eine gewisse Einarbeitungszeit oder auch eine intensive Schulung, bei der sie alles Wichtige zu E-Rechnungen sowie zum Umgang mit der Software erlernen, kann also von Vorteil sein.
4. Schritt: Für die Sicherheit der Daten sorgen
Bei der Verwendung einer Buchhaltungssoftware sollte immer auf ein Höchstmaß an Sicherheit geachtet werden, indem etwa regelmäßige Updates vorgenommen und die Passwörter immer wieder geändert werden. Zusätzlich ist die Nutzung der Zwei-Faktor-Authentifizierung sinnvoll, denn schon dadurch lässt sich das Risiko des Fremdzugriffes deutlich verringern. Unternehmer sollten in diesem Kontext bedenken, dass das Rechnungsprogramm nicht nur Informationen zu ihren eigenen Zahlen, sondern auch sensible Daten von Kunden und Lieferanten enthält, die es unbedingt zu schützen gilt.
5. Schritt: E-Rechnung im richtigen Standard erstellen
Für die elektronische Rechnungsstellung sind verschiedenen Standards wie XRechnung und ZUGFeRD vorgesehen, sodass unbedingt zu einer Software gegriffen werden sollte, die diese Spezifikationen erfüllt. Die erstellten Rechnungen lassen sich entweder per E-Mail oder direkt aus dem Programm heraus an den Empfänger verschicken.
6. Schritt: E-Rechnungen gesetzeskonform archivieren
Neben der richtigen Erstellung der E-Rechnungen sollte auch auf eine angemessene Archivierung der Rechnungen geachtet werden. Sie müssen nämlich genauso wie Papierrechnungen für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, was etwa in der Cloud oder auf einem eigenen Server möglich ist. Wichtig ist dabei, dass die Rechnungen unverändert und nachvollziehbar abgelegt werden, sodass sie sich auch nach vielen Jahren noch schnell auffinden und überprüfen lassen. Die Archivierung ist aus steuerrechtlichen Gründen relevant und ist unter anderem notwendig, um im Rahmen einer Betriebsprüfung die Einnahmen und Ausgaben nachweisen zu können.
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