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Strukturiertes Arbeiten – So funktioniert es

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@ StockSnap (CC0-Lizenz)/ pixabay.com

To-Do-Listen, wir alle kennen und lieben sie. Was auf der Liste ist, kann nicht mehr vergessen werden und wir sparen uns den Multitaskingfaktor, indem wir die Aufgaben in eine Reihenfolge bringen. Die To-Do-Liste wartet auf unserem Kalender im Büro, ist eine kleine gelbe Notiz auf unserem Smartphone-Display oder hängt vielleicht einfach am Kühlschrank.

Obwohl es sich richtig gut anfühlt, einen Haken unter eine der Aufgaben zu setzen, scheint es manchmal schier unmöglich zu sein, die Liste kleiner werden zu lassen. Und das ist problematisch, denn je länger unsere To-Do-Liste wird, desto weniger Lust haben wir, sie abzuarbeiten. Wir haben die besten Tipps und Tricks, um die lästigen Aufgaben im Hinterkopf schnell und schmerzlos zu erledigen!

Fokus ist das Stichwort

Oft sind wir morgens mehr als motiviert, endlich diese lästige Steuererklärung zu machen oder die eine Rechnung bei unserer Versicherung einzureichen. Wir drehen den Computer an und schon erscheint das E-Mail-Symbol. Alleine das Öffnen der E-Mails kann bereits für genug Ablenkung sorgen, um all unsere guten Vorsätze über den Haufen zu werfen. Mindestens genauso gefährlich wie E-Mails und Nachrichten sind natürlich soziale Medien. Wer einmal Facebook oder Instagram geöffnet hat, kann mit diesen mehrere Stunden verbringen. Zu wissen, dass nach dem Schließen der App eine langweilige oder komplizierte Tätigkeit auf uns wartet, lässt uns sogar noch mehr Zeit als üblich im Internet verbringen.

Um sich also vor jenem Moment zu schützen, sollte man alle möglichen Ablenkungen bereits im Vorhinein ausmerzen. Wer etwas auf dem Computer erledigen muss, kann zum Beispiel das Internet kurzzeitig ausschalten. Braucht man für seine Tätigkeit keine elektronischen Geräte, werden Smartphone und Laptop einfach in die Abstellkammer oder den Wandschrank verbannt. Wer es sich noch einfacher machen möchte, kann sich die von Computerbild empfohlene App Offtime herunterladen, die den Zugang zum Internet für einen gewissen Zeitraum blockiert. Oder man begibt sich ohne Handy und Co. in eine Bibliothek oder ein Café. Nur so können wir uns vollkommen der To-Do-Liste widmen.

Die Karotte hängt

Um motiviert zu bleiben, sind Belohnungen das absolute A und O. Besonders hilfreich sind Belohnunhen wenn man von zu Hause arbeitet. Belohnungen müssen jedoch nicht immer in Form von Süßigkeiten, einem Shopping-Rausch oder einer Zigarette erfolgen. Oft reicht es, sich einfach eine Pause zu gönnen und ein paar Seiten eines guten Buchs zu lesen. Die sogenannte Pomodoro-Technik kann hierbei eine echte Hilfe sein. Dieses Prinzip besagt, dass es besser ist, sich immer wieder zwischendurch zu belohnen, als mit einer Belohnung bis zum Beenden einer Aufgabe zu warten.

Mit Hilfe einer einfachen Eieruhr oder einer Pomodoro-App kann man diese Technik ganz einfach ausprobieren. Dabei wird ein Wecker gestellt, der die Arbeit in 25 Minuten Abschnitte einteilt. Nach 25 Minuten gibt es jeweils eine 5 Minuten lange Pause, in der man machen kann, was auch immer man möchte. Danach beginnen die nächsten 25 Minuten Arbeitszeit. Wer vier Abschnitte überstanden hat, kann sich eine 15-20-minütige Pause gönnen. Mit diesem Belohnungssystem wird es einfacher, am Ball zu bleiben.

Manche Tätigkeiten können sogar selbst belohnend sein. Besonders im Sport und bei Wettkämpfen kann dieser Effekt beobachtet werden. Erreichen wir eine bestimmte Anzahl an gelaufenen Kilometern oder sind besser als ein anderer Teilnehmer des Wettbewerbs, schüttet das Gehirn das körpereigene Dopamin aus. Dies ist ein Effekt, der uns glücklich macht – und das merkt sich unser Körper. Bei Casinos wird dies als das Belohnungssystem bezeichnet: Der Körper verbindet das gute Gefühl der Belohnung mit der Tätigkeit und möchte diese später wiederholen, um das positive Gefühl hervorzurufen. Diese Art der Konditionierung kann besonders hilfreich sein, wenn wir eine Aufgabe konsequent durchziehen möchten.

Reihenfolge ist wichtig

Mit Hilfe von sinnvollen Prioritäten lässt sich die To-Do-Liste in Abschnitte einteilen. Wir neigen oft dazu, die einfachen Dinge einer solchen Liste zuerst zu machen und uns dann dafür zu belohnen, etwas getan zu haben. Zwar sind Belohnungen wichtig, doch wer sich nach einer kleinen Erledigung mit mehreren Stunden Freizeit vor dem Fernseher belohnt, wird seine To-Do-Liste niemals schrumpfen sehen. Es ist daher besonders wichtig, die bevorstehenden Aufgaben an Hand ihrer Wichtigkeit zu sortieren.

Während die Fahrt zur Autowaschanlage vielleicht warten kann, ist das Einreichen von Rechnungen möglicherweise an eine Frist gebunden, die nicht verpasst werden darf. Am besten versieht man die Aufgaben auf der Liste mit verschiedenen Buchstaben. D steht für Dringend, W steht für Wichtig, F steht für Flexibel. Danach können die dringenden Erledigungen zuerst gemeistert werden, gefolgt von den wichtigen. Wer keine Zeit mehr für jene Aufgaben hat, die flexibel sind, kann diese auf den nächsten Tag oder das Wochenende verschieben.

Mit einer simplen Prioritätensetzung, kleinen Belohnungen und Pausen, sowie einem Schutz vor Ablenkungen wird die To-Do-Liste mit jedem Tag kleiner. An manchen Tagen könnte die Liste sogar komplett leer sein – und würde sich das nicht richtig gut anfühlen?

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