Sie planen eine Veranstaltung und sind dafür auf der Suche nach einer geeigneten Eventlocation? Dann sollten Sie sich den folgenden Ratgeber durchlesen, denn darin erfahren Sie in 5 Schritten, wie Sie schnell fündig werden.
1. Die Art des Events definieren
Damit Sie schnell die passenden Räumlichkeiten finden, ist es wichtig die Art des Events zu definieren. Unterschieden wird zwischen privaten und Businessveranstaltungen. Bei einer Businessveranstaltung sollten Sie stets im Hinterkopf behalten, dass diese Ihr Unternehmen repräsentiert. Achten Sie deshalb gut darauf, dass sich Ihre Gäste nicht nur gut aufgehoben, sondern auch rundum versorgt fühlen. Deshalb ist es wichtig, dass die Veranstaltung gut durchdacht und noch besser geplant ist. Insbesondere, wenn es darum geht. Während des Events neue Partner zu gewinnen. Darüber hinaus lässt sich die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern, wenn regelmäßig Events durchgeführt werden und es herrscht eine bessere Atmosphäre an den Arbeitsplätzen. Für Businessveranstaltungen in Form von Sommerfesten, Weihnachtsfeiern oder Produkt-Launches, sind Pop-Up-Stores, Lofts mit Dachterrassen und Off-Site-Locations am besten geeignet. Vergessen Sie die kleinen Goodie-Bags mit Präsenten der Firma nicht, um die Veranstaltung optimal abzurunden!
Die richtige Eventlocation sollte aber auch im Zuge von privaten Veranstaltungen nicht unterschätzt werden. Das gilt insbesondere für Ereignisse, welche den Gästen in Erinnerung bleiben sollen. Zum Beispiel:
• Runde Geburtstage
• Baby-Shower-Parties
• Hochzeiten
Hier bieten sich Eventlocations mit familiärer Atmosphäre an, sodass Sie sicherstellen können, dass sich alle Gäste wohlfühlen und bereits sind, ausgelassen zu feiern. Hier kann man auch ruhig mal beim Bauernhof um die Ecke nachfragen, ob dieser einen romantischen Innenhof besitzt, welcher gemietet werden kann.
2. Die Größe der Eventlocation bestimmen
Die Teilnehmerzahl ist entscheidend, wenn es darum geht die richtige Größe der Räumlichkeiten auszuwählen. Diese sollten weder zu klein, noch zu groß sein. Auch wenn Sie vielleicht denken, weniger sei mehr: Eine zu große Location kann dazu führen, dass sich Ihre Gäste verloren fühlen oder sogar ihre Orientierung verlieren. Andererseits kann eine zu kleine Location dazu führen, dass sich Ihre Gäste eingeengt fühlen, was sich negativ auf die Stimmung auswirkt.
3. Die passende Lage finden
Soll das Event in einer Großstadt stattfinden, spielen die Parkmöglichkeiten eine entscheidende Rolle. Wichtig ist deshalb, dass Sie diesen Aspekt bei Planung mit einbeziehen und die Eventlocation vielleicht sogar speziell nach der Parksituation auswählen. Sofern Sie keine geeignete Location mit privaten Parkplätzen finden, könnten Räumlichkeiten mit einem nahegelegenen Sammelplatz die Alternative sein. Im Idealfall kann die ausgewählte Location mit einer guten Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel überzeugen, damit auch angetrunkene und vor Ort ansässige Gäste schnell und einfach nach Hause kommen.
4. Die Ausstattung beachten
Natürlich ist auch die Ausstattung der Räumlichkeiten wichtig, wenn es um die passende Auswahl geht. Zur Basis-Ausstattung gehören:
• Kaffeemaschine
• Musikanlage
• Kühlanlage
• Zapfanlage
• Sitzmöbel
• Stehtische
• Dekorationsmöglichkeiten
Überprüfen Sie im Vorfeld, was vorhanden ist und was extra für das Event arrangiert werden muss. Fragen Sie dazu am besten direkt beim Veranstalter nach oder lassen Sie sich gleich vor Ort in die Ausstattung einweisen. So vermeiden Sie unnötige Zusatzkosten.
5. Den richtigen Catering-Service finden
Um den Aufwand für Ihre Gäste und auch für sich selbst so gering wie möglich zu halten, ist es ratsam einen Catering-Service damit zu beauftragen, für das leibliche Wohl zu sorgen. Damit stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer das Event in vollen Zügen genießen können. Handelt es sich um eine Eventlocation bei der bereits ein Catering-Service inkludiert ist, müssen Sie sich in der Regel auf ein vorgeschriebenes Menü einlassen. Anders verhält es sich mit externen Caterern, bei denen Sie das Menü individuell nach Ihren Wünschen gestalten lassen können.
Fazit
Die Auswahl der richtigen Location ist kein Hexenwerk. Achten Sie einfach auf die oben genannten Punkte und wählen Sie anhand dieser Kriterien aus! Damit dürfte einem gelungenen Event nichts mehr im Wege stehen.
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