Die Welt dreht sich immer schneller, und Unternehmen müssen sich anpassen, um nicht ins Hintertreffen zu geraten. Ein großer Treiber unserer Zeit? Die Digitalisierung, welche uns in vielen Lebensbereichen mit neuer Technologie konfrontiert und in diesem Zusammenhang auch das Thema der Automatisierung auf den Tisch der Unternehmen bringt.
Entscheidungsträger benötigen jedoch konkrete Fakten, um Vorgesetzte zu überzeugen. Wer also plant, OCR, eine Ausgabenmanagement-Software oder eine andere Automatisierung durchzusetzen, erhält in diesem Artikel die wichtigsten Vorteile als Meinungsverstärker mit auf den Weg.
Kostenersparnis
Das wohl größte Gegenargument, wenn es um Automatisierung geht? Die damit verbundenen Kosten. Wenn man jedoch einen längeren Zeitraum ins Auge fasst, wird man schnell feststellen, dass sich diese nach einer gewissen Zeit mehr als auszahlen.
Denn Sie können Ausgaben nicht nur besser managen, sondern auch viel Einsparpotenzial aufdecken. Häufig lassen sich dadurch Kostenfresser ausfindig machen, ineffiziente Ausgaben erkennen und Betriebskosten senken.
Zeitersparnis und Schonung von Personalressourcen
Der Fachkräftemangel greift in immer mehr Branchen um sich und auch das bestehende Personal kommt zunehmend an ihre Grenzen. Schließlich lastet die Arbeit auf immer weniger Schultern. Die Folge? Stress und Arbeitsausfälle aufgrund von Überlastung und daraus resultierenden psychischen Erkrankungen. Die DAK legte offen, dass im Jahr 2022 die Fehlzeiten aufgrund dessen bei 301 Fehltagen je 100 Versicherten lag. Vergleicht man dies mit Zahlen vor 10 Jahren, liegen die Werte 48 % darüber.
Werden Prozesse automatisiert, laufen viele zeitfressende Tätigkeiten automatisch ab. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es Fachkräften, sich wieder auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Zeitlicher Druck wird reduziert und Aufgaben werden neu umverteilt. Gleichzeitig steigt damit auch die Mitarbeiterzufriedenheit, wenn sie sich echten Herausforderungen stellen können, anstatt Zeit mit monotonen Tätigkeiten zu verbringen.
Qualitätssicherung und -steigerung
Menschen machen manchmal Fehler. Automatisierungen bedeuten nicht immer, dass nun keine Fehler mehr gemacht werden, es bedeutet jedoch, dass Fehlerquellen tatsächlich minimiert werden können. Flüchtigkeitsfehler oder menschliche Nachlässigkeiten werden vermieden und somit die Qualität von Prozessen deutlich gesteigert.
Ein weiterer Vorteil der Automatisierung ist die bessere Transparenz durch digitale Dokumentation. Dadurch können alle Schritte eines Prozesses nachvollzogen werden, was nicht nur für Audits relevant ist, sondern auch für das Monitoring und die Optimierung von Abläufen.
Skalierbarkeit
Der sich ständig verändernde Markt konfrontiert Unternehmen mit neuen Anforderungen. Automatisierung bietet hier die nötige Flexibilität, Prozesse schnell und effizient an veränderte Bedingungen anzupassen. Ob bei einem plötzlichen Anstieg der Nachfrage oder bei saisonalen Schwankungen – Unternehmen können jetzt schneller darauf reagieren und Änderungen durchsetzen.
Effizienzsteigerung
Viele der oben genannten Punkte spielen gleichzeitig auf die Steigerung der Effizienz ein. Denn die Automatisierung hilft dabei, Prozesse in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zu optimieren. Kostenersparnis, bessere Ressourcenverteilung und eine höhere Qualität gehen hier Hand in Hand.
Ebenso ermöglicht die Automatisierung eine nahtlose Integration von Daten und Informationen über verschiedene Abteilungen hinweg. Dies sorgt für eine bessere Kommunikation, schnellere Entscheidungsprozesse und vermeidet Verzögerungen und Stolpersteine durch die menschliche Komponente.
Ein Antrag muss so beispielsweise nicht erst die Hauspost passieren, sondern landet direkt auf dem Bildschirm des zuständigen Entscheiders oder der Stellvertretung. Jeder Bereich kann also durch unterschiedliche Automatisierungen ganz individuelle Vorteile erzielen.
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