Kündigungsentscheidungen rechtssicher und nachvollziehbar treffen

Kündigungen gehören zu den sensibelsten Entscheidungen im Arbeitsleben. Sie betreffen nicht nur die Existenz einer einzelnen Person, sondern oft auch das Klima in einem Team, das Vertrauen in Führung und die Stabilität von Prozessen. Deshalb ist es entscheidend, dass man bei jeder Kündigung nachvollziehbar, systematisch und mit Bedacht vorgeht.

Viele Verantwortliche erleben Kündigungen als belastend oder unangenehm. Doch Unsicherheit darf nicht zu Unschärfe führen. Wer sich nicht im Vorfeld strukturiert mit den Gründen, Abläufen und möglichen Folgen auseinandersetzt, riskiert nicht nur rechtliche Auseinandersetzungen, sondern auch Reibungsverluste im Team oder Reputationsschäden im Unternehmen.

Nachvollziehbar kündigen bedeutet, dass man in jeder Phase – von der Analyse bis zur Kommunikation – eine klare Linie verfolgt. Es geht nicht um Härte oder Distanz, sondern um Verantwortungsbewusstsein. Man sollte nicht nur wissen, warum man kündigt, sondern auch, wie man es tut – mit Blick auf Menschen, Strukturen und rechtliche Anforderungen.

Besonders in schwierigen Fällen, etwa bei langanhaltenden Ausfällen, Konflikten oder Leistungsdefiziten, ist es wichtig, nichts zu überstürzen. Jede Kündigung braucht ein solides Fundament: dokumentierte Beobachtungen, faire Gespräche und klare Bewertungen. Nur so kann man sie auch nach außen hin vertreten – juristisch, menschlich und unternehmerisch.

Drei Grundlagen für tragfähige Entscheidungen

Eine nachvollziehbare Kündigungsentscheidung steht auf drei Säulen: sachlicher Anlass, formaler Rahmen und kommunikative Klarheit. Wer diese Aspekte systematisch prüft, kann Risiken deutlich reduzieren – und gleichzeitig verantwortungsvoll handeln.

1. Sachlicher Anlass

Zuerst braucht es einen klaren Grund. Dabei unterscheidet man typischerweise zwischen betriebs-, verhaltens- oder personenbedingten Gründen. Man sollte sich nicht auf ein Gefühl verlassen („das passt nicht mehr“), sondern die konkreten Fakten prüfen:

• Welche Leistungserwartungen wurden kommuniziert?
• Welche Abweichungen sind beobachtbar?
• Wie wurde reagiert? Gab es Gespräche oder Maßnahmen?
• Gibt es externe Faktoren, die die Situation beeinflussen?

Je genauer man den Anlass benennt, desto besser kann man ihn begründen. Es hilft, schriftliche Notizen, Feedbackprotokolle oder Leistungsbewertungen systematisch zu sammeln – nicht zur Absicherung, sondern zur Orientierung.

2. Formale Rahmenbedingungen

Auch wenn der sachliche Grund plausibel ist – ohne formale Korrektheit ist jede Kündigung angreifbar. Man sollte sich vergewissern, dass alle Fristen, Beteiligungspflichten und Anhörungsverfahren eingehalten werden. Dazu gehören:

• Kündigungsfristen laut Arbeits- oder Tarifvertrag
• Anhörung des Betriebsrats (falls vorhanden)
• Beachtung von Kündigungsschutzregelungen
• ggf. Prüfung besonderer Schutzrechte (z. B. Schwerbehinderung, Schwangerschaft)

Besonders bei langjährigen Beschäftigten, älteren Mitarbeitenden oder gesundheitlich beeinträchtigten Personen ist eine genaue Prüfung notwendig. Manchmal muss man sich auch mit Fragen wie „Steht bei einer Kündigung wegen Krankheit eine Abfindung im Raum?“ befassen – nicht verpflichtend, aber oft sinnvoll zur Konfliktvermeidung.

3. Kommunikation

Auch die beste Vorbereitung hilft wenig, wenn die Trennung nicht klar und respektvoll kommuniziert wird. Ein Kündigungsgespräch braucht eine ruhige Atmosphäre, eine klare Ansprache und die Möglichkeit für Rückfragen. Es sollte deutlich sein, dass die Entscheidung wohlüberlegt und nicht spontan getroffen wurde. Gleichzeitig hilft es, konkrete nächste Schritte zu besprechen – etwa Fristen, Zeugnisse oder Unterstützungsangebote.
Zur Orientierung kann folgende Liste helfen, typische Fragen im Vorfeld zu klären:

• Gibt es dokumentierte Hinweise auf eine dauerhafte Störung?
• Wurden Alternativen zur Kündigung ernsthaft geprüft?
• Sind die formalen Anforderungen erfüllt?
• Wurde mit den relevanten Stellen (z. B. HR, Betriebsrat) Rücksprache gehalten?
• Ist die Entscheidung in der Führung nachvollziehbar abgestimmt?
• Sind Kommunikationswege, -zeitpunkt und -rahmen klar definiert?

Wenn alle drei Säulen beachtet werden, gewinnt man Handlungssicherheit – und schützt nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Würde der betroffenen Person.

Typische Risiken und wie man ihnen systematisch begegnet

Jede Kündigung birgt Risiken – rechtlich, organisatorisch und zwischenmenschlich. Viele davon lassen sich vermeiden, wenn man frühzeitig auf klare Prozesse setzt und kritische Punkte ernst nimmt. Wer Risiken kennt, kann ihnen besser begegnen.

Juristische Risiken entstehen meist aus formalen Fehlern oder unklarer Begründung. Häufige Ursachen sind:

• Fehlende oder fehlerhafte Abmahnungen
• Nicht eingehaltene Kündigungsfristen
• Missachtung besonderer Schutzregelungen
• Ungenügende Sozialauswahl bei betriebsbedingter Kündigung

Organisationale Risiken ergeben sich oft aus fehlender Kommunikation oder mangelnder Einbindung:

• Unruhe im Team durch plötzliche Kündigungen
• Demotivation durch intransparente Entscheidungen
• Kompetenzlücken bei abruptem Ausscheiden
• Imageverlust, wenn Kündigungen als unfair wahrgenommen werden

Zwischenmenschliche Risiken treten ein, wenn Betroffene sich ungerecht behandelt fühlen:

• Vertrauensverlust in Führungskräfte
• Negative Bewertungen auf öffentlichen Plattformen
• Eskalation durch arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen
• Verschlechterung der Unternehmenskultur

Eine strukturierte Übersicht möglicher Risiken und Gegenmaßnahmen zeigt die folgende Tabelle:

Wer diese Risiken systematisch prüft, kann bewusst entscheiden, wie die Trennung gestaltet wird – nicht als reines Ausscheiden, sondern als gesteuerter Übergang.

Handlungsspielräume nutzen – ohne sich zu verlieren

Eine Kündigung ist kein Automatismus. Auch wenn sie formal möglich ist, sollte man prüfen, welche Alternativen bestehen. Es gibt oft Spielräume, die man nutzen kann, um Eskalationen zu vermeiden und gleichzeitig die Interessen des Unternehmens zu wahren.
Beispiele für solche Handlungsspielräume:

• Versetzung oder Aufgabenanpassung: Bei Eignungsdefiziten oder gesundheitlichen Einschränkungen kann eine Neuausrichtung des Aufgabenbereichs hilfreich sein.
• Teilzeitmodelle: Wenn die Belastung zu hoch ist, kann eine Reduktion der Arbeitszeit Übergänge ermöglichen.
• Mediation oder Supervision: Bei Konflikten im Team kann ein vermittelndes Gespräch durch Dritte neue Perspektiven eröffnen.
• Aufhebungsverträge: Eine einvernehmliche Trennung kann viele Risiken reduzieren – sofern die Konditionen transparent sind.

Dabei darf man nicht vergessen: Auch eine Kündigung wegen Krankheit mit einer Abfindung ist in der Praxis ein Gestaltungsmittel. Zwar besteht kein automatischer Anspruch auf eine Abfindung – doch in bestimmten Konstellationen kann sie sinnvoll sein, um langwierige Verfahren oder Unsicherheiten für beide Seiten zu vermeiden. Wichtig ist, dass solche Vereinbarungen gut dokumentiert und fair kommuniziert werden.

Wer auf Augenhöhe handelt, zeigt Haltung. Und wer Haltung mit System verbindet, kann auch in schwierigen Situationen Entscheidungen treffen, die nachvollziehbar bleiben – unabhängig davon, wie belastend sie sein mögen. So entsteht Klarheit, wo Unsicherheit leicht Oberhand gewinnen könnte. Und genau das macht den Unterschied.