Von Ausschreibung zu Auftrag: Warum der Preiskampf nicht mehr alles ist

.

In der Welt öffentlicher und privater Ausschreibungen galt lange Zeit ein unausgesprochenes Gesetz: Wer den niedrigsten Preis bietet, gewinnt. Doch dieser Grundsatz gerät ins Wanken. Mit zunehmender Marktkomplexität, steigenden ESG-Anforderungen, Lieferkettenproblemen und dem wachsenden Anspruch an Qualität und Nachhaltigkeit verändert sich die Dynamik im Tendermanagement. Der Preis bleibt zwar ein zentrales Kriterium – aber längst nicht mehr das einzige. Unternehmen, die sich nur über günstige Angebote positionieren, laufen Gefahr, an der Realität des Marktes vorbeizuarbeiten.

Strategiewechsel: Was wirklich zählt

1. Qualität und Leistungsfähigkeit im Fokus
Beschaffende Stellen erkennen zunehmend, dass der billigste Anbieter nicht automatisch der wirtschaftlichste ist. Insbesondere bei komplexen Projekten zählen:

• Technische Expertise
• Referenzprojekte mit ähnlicher Aufgabenstellung
• Zuverlässigkeit und termingerechte Umsetzung
• Projektmanagementkompetenz

In vielen Ausschreibungen fließen qualitative Faktoren über ein Gewichtungssystem in die Gesamtbewertung ein. So kann ein Anbieter mit einem höheren Preis durchaus den Zuschlag erhalten – wenn er in anderen Bereichen überzeugend ist.

2. Nachhaltigkeit und ESG als Vergabekriterien

Ein immer stärkerer Hebel bei der Zuschlagsentscheidung ist die Einhaltung von Umwelt-, Sozial- und Governance-Kriterien. Öffentliche Auftraggeber sind durch das Vergaberecht vielerorts verpflichtet, ESG-Aspekte in ihre Bewertung aufzunehmen. Auch private Konzerne – besonders aus dem DAX-Umfeld – stellen ähnliche Anforderungen:

• CO₂-neutrale Produktion
• Nachweisbare Lieferkettenkontrolle
• Faire Arbeitsbedingungen bei Subunternehmern
• Diversitäts- und Gleichstellungsstrategien

Der Preis ist hier nur noch ein Puzzlestück im größeren Compliance-Rahmen.

3. Risikoabsicherung statt Preisillusion

Ein günstiger Preis birgt Risiken: versteckte Kosten, Nachträge oder Verzögerungen durch mangelnde Erfahrung. Auftraggeber, die sich bereits mehrfach „verkauft“ haben, gehen zunehmend dazu über, mit Risikobewertungstools zu arbeiten. Kriterien wie:

• Projektlaufzeiten im Vergleich zur Marktbenchmark
• Kapazitätsnachweise (Personal, Maschinen, IT)
• Bonitäts- und Liquiditätsprüfungen

werden zur Pflichtprüfung vor Zuschlag. Wer sich nur über den Preis positioniert, wird hier schnell aussortiert.

Der neue Dreiklang der Wettbewerbsfähigkeit

In der Praxis etabliert sich ein erweitertes Verständnis von Wettbewerbsfähigkeit im Ausschreibungsprozess – mit folgenden Säulen:

1. Preis-Leistungs-Verhältnis
Nicht der absolute Preis zählt, sondern das Verhältnis zur erbrachten Leistung. Eine teurere Lösung mit geringerem Ressourcenverbrauch, längerer Lebensdauer oder höherer Prozessqualität kann sich durchsetzen.

2. Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Vergabestellen fordern zunehmend detaillierte Angaben zu Preisbildung, Kalkulationsgrundlagen und eingesetzten Ressourcen. Anbieter, die in der Lage sind, diese Aspekte offen und plausibel zu präsentieren, gewinnen Vertrauen.

3. Kooperationsfähigkeit
Statt reiner Auftragserfüllung steht bei vielen Projekten die Zusammenarbeit im Vordergrund. Hier punkten Anbieter, die sich als strategischer Partner positionieren und Kommunikations-, Koordinations- sowie Problemlösungsfähigkeiten nachweisen können.

Die Rolle der Digitalisierung im Tendermanagement

Digitale Tools transformieren das Ausschreibungsgeschäft – sowohl auf Seiten der Vergabestellen als auch der Anbieter. Die entscheidenden Trends:

• Automatisierte Ausschreibungserkennung: KI-gestützte Tools erkennen passende Ausschreibungen schneller und sortieren nach Relevanz und Erfolgschancen.
• Simulationsbasierte Angebotskalkulation: Anbieter können verschiedene Szenarien durchspielen und so strategisch optimale Angebote gestalten – nicht nur nach Preis, sondern auch nach Risiko, Verfügbarkeit und Kapazität.
• E-Auction und Dynamic Purchasing Systems (DPS): Elektronische Plattformen ermöglichen transparente Bieterprozesse – aber auch schnellere Reaktionen auf Marktveränderungen.

Digitale Kompetenz wird damit selbst zum Zuschlagskriterium.

Was das Vergaberecht dazu sagt

Zwar gibt das Vergaberecht – etwa nach § 127 GWB in Deutschland – den Preis als maßgebliches Zuschlagskriterium vor. Es betont jedoch zugleich, dass die Zuschlagsentscheidung auf das „wirtschaftlichste Angebot“ abzielt. Dieses kann – und soll – qualitative, soziale oder innovative Aspekte einbeziehen. Die EU-Vergaberichtlinien ermutigen ausdrücklich dazu, von starren Preisvergleichen abzurücken und vielmehr ganzheitlich zu bewerten.
Zudem lässt das Gesetz Spielräume, etwa über:

• Kombinierte Kriterienkataloge
• Zuschlagsgewichtungen (z. B. 70 % Qualität, 30 % Preis)
• Eignungs- statt Ausschlusskriterien

Ein Preiskampf um jeden Preis ist also auch rechtlich nicht alternativlos.

Ein strategischer Blick hinter den Zuschlag

Ein immer größer werdender Teil der Vergabestellen – vor allem im industriellen B2B-Bereich – erkennt, dass ein günstiger Anbieter ohne Nachhaltigkeit, Innovationskraft und Kommunikation schnell zum Problem werden kann. In der Folge zeigen sich drei deutliche Entwicklungen:

• Weg vom One-Shot-Angebot hin zur langfristigen Partnerschaft
• Stärkerer Fokus auf Innovationsfähigkeit, etwa durch Pilotprojekte oder Co-Creation
• Integration von Risikomanagementkriterien schon in der Angebotsphase

Der Zuschlag ist längst mehr als ein Zahlenspiel – er ist eine strategische Entscheidung mit Blick auf Reputation, Langfristkosten und Zukunftsfähigkeit.

Warum der kluge Anbieter heute anders denkt

Wer Ausschreibungen gewinnt, ohne nur billig zu sein, verfolgt eine andere Denkweise:

• Man analysiert, wo qualitative Mehrwerte bestehen – und hebt diese deutlich hervor.
• Man verzichtet auf aggressive Preisdumping-Taktiken zugunsten wirtschaftlicher Argumentation.
• Man denkt nicht nur an den Zuschlag, sondern an die Umsetzung – und die Beziehung zum Auftraggeber.

Diese Anbieter erkennen: Wer sich ausschließlich über den Preis definiert, macht sich verzichtbar. Wer hingegen Kompetenz, Verantwortung und Innovationsstärke beweist, wird auch in anspruchsvollen Märkten langfristig bestehen.

Neue Spielregeln für alte Märkte

Der Ausschreibungsmarkt befindet sich in einem fundamentalen Wandel. Wo früher einfache Preisvergleiche genügten, dominieren heute strategische Überlegungen, digitale Transparenz und ESG-Faktoren. Unternehmen, die ihr Angebotsverhalten nicht überdenken, laufen Gefahr, über kurz oder lang von nachhaltigeren Wettbewerbern verdrängt zu werden. Es ist an der Zeit, den Begriff des wirtschaftlichsten Angebots neu zu definieren – als Balance aus Preis, Qualität, Verantwortung und Weitsicht. Wer diesen Anspruch erfüllt, muss den Preiskampf nicht mehr führen – sondern gestalten.