Das Dokumentenmanagement gehört zu den Kernaufgaben jedes Unternehmens und jeder Organisation. Jahr für Jahr trägt die Entwicklung moderner Technologien zur Entstehung neuer Verbesserungen bei, die es ermöglichen, in diesem Bereich viel mehr zu tun und immer bessere Ergebnisse zu erzielen. Um die Dokumentationsprozesse zu verbessern, lohnt es sich, auf den elektronischen Dokumentenumlauf zu setzen und ein geeignetes DMS-System zu wählen, das die Arbeit eines digitalen Archivs auf moderne Weise zu verwalten erlaubt.
Elektronischer Dokumentenumlauf - Zukunft, die bereits stattfindet
Der elektronische Dokumentenumlauf ist ein Konzept zur Verwaltung von Unternehmensdokumenten, das schon vor einigen Jahren aufkam, aber erst in den letzten Jahren an Bedeutung im Geschäftsumfeld gewonnen hat. Dabei setzt er auf die Digitalisierung von bisher analog vorliegenden Unternehmensdokumenten und deren Speicherung in einem digitalen Archiv. Er ermöglicht einem Unternehmen, alle Probleme, die mit der Arbeit mit Papierdokumenten verbunden sind, ein für alle Mal loszuwerden - dies spart zudem Zeit, Geld und Mitarbeiterressourcen, vermeidet das Risiko, dass wertvolle Schreiben oder die darin enthaltenen Daten verloren gehen, beschleunigt die Entscheidungsfindung und verbessert deren Qualität und bringt das Unternehmen in eine bessere Lage, die modernen und ökologischen Standards entspricht
Elektronisches Dokumentenmanagement wäre nur im Reich der Pläne geblieben, wenn es nicht moderne Technologien und deren rasante Entwicklung in den letzten Jahren gegeben hätte. Das Ergebnis war die Entwicklung einer speziellen Software für das Dokumentenmanagement. Das Dokumentenmanagementsystem ist ein spezialisiertes IT-Tool zur komfortablen und sicheren Ablage aller in einem Unternehmen produzierten und empfangenen Dokumente. Sie sind elektronisch verfügbar, was das Risiko ihres Verlusts oder ihrer Zerstörung minimiert und einen schnellen, sicheren (von oben kontrollierten) und einfachen Zugriff auf alle aktuell bearbeiteten und archivierten Ressourcen des Unternehmens gemäß den erteilten Rechten und Berechtigungen gewährleistet.
Dokumentenmanagement in der Praxis - was sollte ein hochwertiges DMS-System bieten?
Derzeit gibt es viele DMS-Systeme auf dem Markt der IT-Lösungen für Unternehmen, teilweise sehr unterschiedlich in Bezug auf die Funktionalität und die angebotenen Möglichkeiten. Es besteht kein Zweifel daran, dass ein hochwertiges und zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem eine Lösung sein muss, die auf modernen Technologien basiert, die unter anderem die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA), Elemente der künstlichen Intelligenz (AI), des maschinellen Lernens (ML) und der Robotisierung von Geschäftsprozessen (RPA) beinhaltet, Zugang zu Funktionen wie Optical Character Recognition (OCR) und digitalen Signaturen bietet und weitere moderne Mechanismen und Lösungen nutzt.
All diese Fähigkeiten sind in einem der modernsten und zukunftssichersten Business-IT-Systeme verfügbar - innovative Low-Code-Plattformen der BPM-Klasse, die alle Funktionen bieten, die Sie in den Bereichen Geschäftsprozessautomatisierung und -optimierung, Dokumentenmanagement und Workflow benötigen. Die innovativsten von ihnen setzen auf Digitalisierung, Automatisierung und Workflow-Mechanismen, so dass die digitale Transformationsstrategie des Unternehmens effektiv und vollständig umgesetzt werden kann.
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