Viele Unternehmen nutzen zur Optimierung Ihrer Prozesse eine ERP-Software. Doch wie genau kann man eigentlich von einer solchen Anwendung profitieren?
Wir wollen dieser Frage nachgehen und klären, warum es wichtig ist, eine ERP-Software zu finden, die perfekt zum eigenen Unternehmen passt. Denn kaum ein Unternehmen gleicht dem anderen. Produzenten von Lebensmitteln beispielweise benötigen andere Funktionen in Ihrer ERP-Software als Finanzdienstleistungen.
Gehen Sie mit uns der Frage nach, wie genau eine ERP-Software dabei helfen kann, Ressourcen einzusparen und Unternehmen so den Wettbewerbsvorsprung vor Ihrer Konkurrenz sichern. Auch werfen wir einen Blick auf die Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie genau diese dabei hilft Ressourcen und letztlich bares Geld einzusparen.
Was ist eine ERP-Software?
Was ist ERP? – das steht für Enterprise-Resource-Planning. Dabei handelt es sich um die Aufgabe eines Unternehmers, vorhandene Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dabei müssen die eigenen Prozesse so weit wie möglich optimiert und die entsprechenden Ressourcen bedarfsgerecht auf diese verteilt werden.
Jedem Prozess muss zu jeder Zeit die richtige Menge an Ressourcen in der korrekten Qualität zur Verfügung gestellt werden. Gleichzeitig sollen Verschwendungen so gut wie möglich vermieden werden. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang mehr als nur zu verarbeitende Güter.
Vielmehr wird auch die Arbeitskraft des Personals, Anlagen und Maschinen, finanzielle Mittel, Immobilien, der Fuhrpark etc. als Ressourcen verstanden. All diese Betriebsmittel müssen nun optimal auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden. Hier setzt eine ERP-Software an.
Funktionsweise einer ERP-Software
Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise werden Datensilos einzelner Abteilungen aufgebrochen und alle Akteure arbeiten mit denselben Daten. Informationen werden so schneller geteilt und Prozesse weniger Fehleranfällig.
Zudem lassen sich die Prozesse abteilungsübergreifend und somit deutlich schlanker realisieren. Dadurch werden Ressourcen auf allen Ebenen eingespart. Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die die Abläufe in dem jeweiligen Bereich unterstützen.
Aufbau einer ERP-Software
So finden sich Module für das Warehouse-Management, das Human-Resource-Management, das Customer-Relationship-Management, die Produktion, das Dokumentenmanagement, oder auch für das Lieferketten-Management usw. Je nach Bedarf und Arbeitsbereich des eigenen Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse nötig sind.
Daher haben sich viele ERP-Anbieter im Laufe der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf diese angepasst. Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs ergeben sich Unterschiede. Auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell mit dem die Lösung am Markt angeboten wird unterscheiden sich diese voneinander.
So kann eine ERP-Software klassische auf den hauseigenen Servern eines Unternehmens implementiert werden, oder aber auch auf fremden Servern, außerhalb der eigenen Unternehmensgrenzen. Hier sticht vor Allem das Cloud-Modell heraus. Hier wird die Software aus einer Cloud heraus angeboten und über einen Web-Zugang für den Anwender zugänglich.
Dieses Modell erfreut sich immer höherer Beliebtheit, da keine eigenen Server mehr von Nöten sind und der Aufwand bei der ERP-Einführung meist deutlich geringer ist, als bei einer lokalen Variante. Wofür sich ein Unternehmen letztlich entscheidet hängt maßgeblich von den eigenen Begebenheiten im Unternehmen ab.
Module in einer ERP-Software
Werfen wir nun noch einen Blick auf ein paar wesentliche Module einer ERP-Software und stellen deren Nutzen in der Praxis heraus. Ob ein Unternehmen diese Module letztlich benötigt und in welchem Umfang, hängt maßgeblich vom Arbeitsbereich des Unternehmens ab.
Customer-Relationship-Management (CRM)
Mit einem CRM-Modul lassen sich alle Belange rund um das Kundenbeziehungsmanagement besser und effizienter verwalten. Für jeden Kunden wird eine Kundenakte angelegt in der alle Daten aus allen Abteilungen gespeichert werden. So hat der Kundenservice immer alle notwendigen Informationen zur Hand, falls ein Kunde sich mit einer Frage meldet.
Auch das Marketing und der Vertrieb profitieren von der Zentralisierung der Daten. Durch gezielte Auswertungen der Daten lassen sich wichtige Erkenntnisse zu den einzelnen Kunden und deren Bedürfnisse gewinnen. Dadurch lassen sich Verkaufschancen besser erkennen und Kunden können gezielter beworben werden.
Human-Resource-Management (HRM)
Das HR-Modul liefert wichtige Funktionen zur Verwaltung des eigenen Personals. Von einer integrierten Arbeitszeiterfassung, über ein Bewerbungsmanagement mit integrierten Bewerberportal bis hin zur Arbeitsvertrag-Erstellung unterstützt das Modul mit zahlreichen Automationen und Vorlagen, die die alltäglichen Prozesse deutlich verschlanken und so helfen Ressourcen einzusparen.
Dokumentenmanagement (DMS)
Mit einem Dokumentenmanagement-System lassen sich alle Daten zentral speichern und archivieren. Auf diese Weise können alle Akteure schnell die gesuchten Dokumente finden. Es gibt immer nur eine valide Version eines Dokumentes. Änderungen an diesem können dann von allen anderen Akteuren nachvollzogen werden, so dass immer ersichtlich ist, was der neuste Stand, beispielsweise bei einer Bestellung ist.
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