Ein gut gefüllter Tank ist in der Logistik entscheidend. Eine der Hauptaufgaben des Logistikunternehmens besteht darin, den Kraftstoffverbrauch der Flotte im Auge zu behalten.
Ist er zu hoch, sinkt der Umsatz. Bei Barzahlungen an der Tankstelle durch die Fahrer kommt es schnell zu finanziellem Chaos. Mit der Tankkarte schaffen Unternehmen eine effiziente Optimierung ihrer Ausgaben und erleichtern sich die Verwaltung.
Weniger Arbeit, mehr Effizienz durch die Tankkarte
Mit der Tankkarte für Mitarbeiter ersparen sich Logistikbetriebe bürokratischen Aufwand, da die Abrechnung zentral über die Karte möglich ist. Normalerweise bringen die Fahrer stapelweise Quittungen an, die dann ins System eingepflegt werden müssen. Verlorengegangene Quittungen führen zu Problemen. Der Fahrer möchte seine Kosten ersetzt haben, der Nachweis fürs Tanken fehlt. Spätestens bei der Steuererklärung wird es schwierig.
Die Tankkarte sammelt alle Transaktionen digital und führt sie an einem Punkt zusammen. Mit der richtigen Software lassen sich die Ausgaben auswerten. Die gestellten Rechnungen können direkt ins System übernommen und für die Steuererklärung bereitgehalten werden.
Damit entfällt nicht nur der nervige Papierkram, es werden auch Fehler minimiert, die bei der manuellen Eingabe auftreten. Weniger Fehler = weniger Nachbearbeitung.
Praktisches Handling für Fahrer
Die Logistikbranche lebt von Effizienz und Pünktlichkeit. Jede Minute zählt, vor allem wenn es um die Einhaltung von Lieferfristen geht. Auch hier zeigt sich der Vorteil einer Tankkarte. Anstatt vor jeder Tankstelle die Zahlungsmittel rauszusuchen, ist die Tankkarte schnell griffbereit. Der Tankvorgang wird beschleunigt und der administrative Aufwand danach sinkt.
Wichtig ist es, einen Anbieter mit großflächiger Akzeptanz und einem dichten Netzwerk aus Tankstellen zu wählen. Die meisten Anbieter arbeiten mit großen Netzwerken zusammen, sodass die Fahrer praktisch überall tanken können. Das reduziert Umwege und steigert die Effizienz.
Tipp: Selbst ausgedehnt auf Europa lässt sich die Tankkarte nutzen, wenn der richtige Anbieter gewählt wurde.
Da es nicht mehr nötig ist, die Firmenkreditkarte oder Bargeld mitzuführen, erhöht sich die Sicherheit. Missbrauch und Diebstahl von Zahlungsmitteln lassen sich vermeiden. Ein missbräuchlicher Einsatz der Tankkarte ist direkt nachvollziehbar, sodass das Unternehmen die Ausgaben des Teams kontrollieren kann.
Den Kraftstoffverbrauch im Blick
Aus finanzieller Sicht ist es wichtig, den Kraftstoffverbrauch genau zu dokumentieren und zu kontrollieren. Viele Tankkarten bieten die Möglichkeit, Limits festzulegen. Das dient dazu, geplante Wochen- oder Tagesausgaben nicht unnötig auszureizen. Der Einkauf anderer Produkte an der Tankstelle (Zubehör für den LKW, Snacks, Getränke) lässt sich individuell festlegen und bei Bedarf einschränken.
So behält das Unternehmen die Kontrolle über die Unternehmensausgaben und stellt sicher, dass die Tankkarte nur für den vorgesehenen Zweck genutzt wird.
Es lässt sich exakt überwachen, wie der Kraftstoffverbrauch einzelner Fahrer und Fahrzeuge aussieht. Wer tankt häufiger? Gibt es Fahrzeuge, die übermäßig viel Sprit verbrauchen? Solche Fragen lassen sich durch die Berichte der Tankkarte einfach beantworten.
Für das Unternehmen besteht so die Möglichkeit, ineffiziente Fahrzeuge frühzeitig zu identifizieren und sie entweder zu warten oder gleich auszutauschen.
Betrügerische Aktivitäten, die auch durch Mitarbeiter entstehen können, lassen sich via Tankkarte einfach aufdecken. Jede Transaktion wird protokolliert, inklusive Zeitraum der Buchung. So ist es nicht möglich, die Tankkarte zum Auftanken des Privatfahrzeugs zu nutzen, was bei der Firmenkreditkarte möglicherweise gar nicht auffällt.
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